دوره تدريبيه للعمل على برنامج الاكسس

الدرس الاول لاكسس
ما هو آكسس ( Access ) ؟

برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن إستخدامه بسهولة .

ما هي قاعدة البيانات ؟

ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل معها بشكل منتظم ( جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، وحدات نمطية ) .

ما هو الجدول ؟

يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود( حقل ) نوعاً

محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " وكل سطر ( سجل ) يتضمن كل

المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين ، مثل " رقم

الموظف " ، " اسم الموظف " ، " المرتبة " ، " العنوان " ، " المدينة " .


ما هو الاستعلام ؟

يتم من خلاله طرح الآسئلة حول البيانات في قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الآستعلام

تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم إستعلام

يعرض معلومات الموظفين الذي مضى على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .


ما هو النموذج ؟

واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات .

ما هو التقرير ؟

يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا يمكن إستخدامه لإدخال البيانات .

ما هي الصفحات ؟

تعتبر نماذج من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجداول أو الإستعلامات بإستخدام المتصفح الخاص بالشبكة .

ما هي وحدات الماكرو ؟

تستخدم من اجل تبسيط العمل في Access وهي سلسلة من الإجراءات التي يمكن القيام بها دفعة واحدة .

ما هي الوحدات النمطية ؟


تكتب بلغة فيجوال بيسك للتطبيقات يمكن عن طريقها كتابة شفرة برنامج يقوم بإنجاز سلسلة من المهام الخاصة والتي لا يمكن إنجازها لو إستخدمنا وحدات الماكرو .

كيف أقوم بإصلاح ملفات Access المعطوبة ؟

إذا كنت تعلم أي ملفـــــــــــــــــــات البرنامج هو المعطوب يمكنك حذفه ثم تشغيل برنامج الإعداد وإختيار " ( Add or Remove Features ) " لتتم إضافة نسخة صحيحة من الملف .
أما إذا لم تكن تعلم أي ملفــــــــــات البرنامج هو المعطوب قم بتشغيل برنامج الإعداد ( Setup ) ثم إختر ( Remove Office ) ثم أعد تثبيت Access بإستخدام برنامج الإعداد ثانية .


ماهو الحجم الأقصى لقاعدة البيانات ؟

الحد الأقصى لقاعدة البيانات في آكسس نظرياً هو ( واحد قيقا بايت ) ولكن مع توفر إمكانية ربط الجداول مع قاعدة بيانات أخرى أو مع جداول محفوظة كملفات خارجية ، ستكون كمية البيانات التي يمكن حفظها غير محدودة إلا بحجم القرص الصلب

في هذا الدرس الاول مقدمة سريعة لقواعد البيانات ومقدمة عامة في أكسيس بصورة نظرية ، إذا كنت قد استخدمت اكسيس او أحد قواعد البيانات من قبل فيمكنك تجاوز هذا الدرس إلى الدرس اللاحق .

ما هي قاعدة البيانات ؟

قاعدة البيانات هو أحد وسائل حفظ وترتيب البيانات بصورة معينة ( جداول - حقول ) مع ايجاد علاقات ، وتحتوي على بعض التقنيات والأدوات التي تسهل الوصول إلى المعلومات . وتقلل من حجم التخزين .

ومن امثلة قواعد البيانات Access ، Sql Server , FoxPro من انتاح شركة مايكروسوفت اضافة إلى منتجات من شركات أخرى مثل أوراكل

وتسمى هذه البرامج نظم ادارة قواعد البيانات DBMS وتشترك جميعها في التركيب الاساسي لقواعد البيانات ، كما انهم جميعاً يستخدمون لغة الاستعلامات المركبة SQL القياسية .

والآن سنتعرف على معنى بعض المصطلحات الأساسية في قواعد البيانات والتي سوف نعتمد عليها في شرحنا مستقبلاً إن شاء الله .

قاعدة البيانات - DataBase :يطلق هذا

الإسم على الملف - إن صح التعبير - الذي يحتوي على الجداول اضافة للاستعلامات والتقارير وغيرها من مكونات قاعدة البيانات .

وهذه صورة لما يمكن أن نطلق عليه قاعدة بيانات .



الجدول - Table :

يحتوي الجدول على المعلومات التي نود حفظها في قاعدة البيانات في ترتيب معين على شكل صفوف وأعمدة .

وهذه الصورة تمثل جدولاً ما .



الإستعلام - Quires :

يقوم الإستعلام بمهمة تعيين سجلات معينة أو حقول معينة والتي يمكن أن تحقق شرطاً معينا .

وهذه صورة لاستعلام يتضمن اسماء الأشخاص الذين تزيد أعمارهم عن 18 سنة .




في حين أن الجدول الرئيسي هو :



السجل - Record :يشكل كل سجل شخصاً

أو سلعة و مجموعة بيانات لوصف عنصر مستقل ، ما وتوجد لها قيم في كل حقل .

الحقل - Field :

يشكل الحقل نوعاً معيناً من البيانات سيتم اضافته لكل سجل .

الشكل التالي يمثل حقل البريد الإلكتروني .



نوع البيانات - Data Type :

تعتبر خاصية للحقل وتحدد نوع البيانات التي ستظهر في الحقل .

والشكل التالي يوضح أنواع البيانات في جدول الأصدقاء مثلاً :



وسوف نتعرف بصورة سريعة على اشهر انواع البيانات لاحقاً .

Primary Key - المفتاح الرئيسي :

نوع معين من الحقول لا يُسمح بتكرار قيمته لأي سبب ... مثال ذلك الحقل الخاص بالرقم القومي للمواطن .

Relationship - العلاقة :تشكل علاقة

معينة بين حقلين في جدولين مختلفين ، وسوف نتعرض لأنواع العلاقات لاحقاً .

Report - التقرير :

هو تجميع لبعض البيانات كي تشكل معلومات مفيدة تمهيداً لطباعتها - غالباً -

مثال ذلك تقرير يقوم بحساب الصادر والوارد ليقوم بعرض الأرباح .

أشهر أنواع البيانات :

البيانات النصية - **** .

يحتوي هذا النوع من البيانات على جميع النصوص والأرقام بشرط أن لا يكون الرقم هو الخانة الأولى .

بعض الخصائص المهمة للحقول النصية :

Field Size : تحتوي على الحد الأقصى من الخانات التي يمكن كتابتها في الحقل .

Default Value : تحتوي على القيمة الإفتراضية للحقل .

Required : إذا احتوت على True فهذا يعني أنه لا بد من ادخال قيمة وإلا لن تنجح عملية الأدخال .

البيانات الرقمية - Number .

تحتوي على البيانات الرقمية بمختلف أنواعها والتي يمكن أن نحددها من خاصية Field Size .

الخصائص المهمة للحقول الرقمية :

Field Size : تحتوي على أحد الخصائص التالية :

Byte : تحتوي على أرقام بين 1 و 255 بلا كسور .

Decimal : تحتوي على أرقام بين بين 10^28 إلى -10^28 في ملفات .mdb العادية -

يمكن أن يحتوي على كسور - .

Integer : تحتوي على أرقام بين -32768 إلى 32767 .

Long Integer : تحتوي على أرقام بين -2147483648 إلى 2147483647 .

Single : يمكن تقسيم الفترة الخاصة بها إلى قسمين ، وهو يسمح بالكسور ( المنازل العشرية )

في الجزء السالب : من -3.402823 إلى -1.401298 * 10^-45 .

في الجزء الموجب : 1.401298 * 10^-45 إلى 3.402823 .

Double : أيضاً يمكن تقسيم الفترة إلى قسمين وهو يسمح بالكسور .

في الجزء السالب : -1.79769313486231 * 10^308 إلى -

4.94065645841247 * 10^-324

في الجزء الموجب : 4.94065645841247 * 10^-324 إلى

1.79769313486231 * 10^308 .
وهذه صورة من مساعدة مايكروسوفت أكسيس XP المتعلق بمجالات الأرقام ، وفيه أيضاً في

الصف الثالث عدد الخانات العشرية المسموحة ، وفي الصف الأخير كم يستهلك من الذاكرة .



أما بقية الخصائص فهي مشابهه لخصائص النصوص .

بيانات الوقت والتاريخ Date/Time .

تحتوي على بيانات تعرض الوقت والتاريخ ، وأهم خصائصها هي خاصية Format ، والتي تحتوي على أشكال مختلفة من تنسيقات الوقت والتاريخ .

بيانات العملة Currency .

لعرض العملة وأهم خصائصها هي Format والتي تعرض أنواع مختلفة من تنسيقات العملة .

الترقيم التلقائي AutoNumber .

تحتوي على تسلسل للأرقام يساوي عدد السجلات ، والواقع أن هذا النوع يسبب مشكلة بعد الحذف حيث أنه لا يعيد الترقيم إلا بعد عمل اصلاح وضغط لقواعد البيانات ، كما أنه يجبرك على ان يكون نوع البيانات هو من عدد صحيح طويل Long Integer ، وهذا قد لا يكفي كما أنه على الجهة الأخرى قد يسبب هدراً كبيراً في البيانات الصغيرة .

المذكرة Memo .
يتميز هذا النوع بأنه يمكن أن يحتوي على بيانات من أي نوع بكمية ضخمة جداً . أو حتى 2GB كما تذكر Microsoft .

نعم/لا Yes/No .

يحتوي هذا الحقل على قيم تأخذ حالة من اثنتان ، إما صحيحة أو خاطئة .
أهم خاصية هي خاصية Defult Value والتي تحدد هل يكون في حالته الافتراضية صحيحاً أم خاطئاً .

كائن OLE Object .

يمكن أن نضع فيها كائناً مثل مستند وورد على سبيل المثال .

ارتباط تشعبي HyperLink .

يمكن وضع رابط لصفحة أو مسار لملف على جهاز الكومبيوتر .